AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO

ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S., solicitará a los titulares de la información autorización previa e informada para su tratamiento. Esta podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas. La Compañía conservará prueba de las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos. Para el caso, en donde el titular de la información decida solicitar suprimir su información, la autorización obtenida será preservada por el tiempo que LA COMPAÑÍA lo requiera.

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S., se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación respectiva en la página de internet, o en el mecanismo habilitado por la Compañía con cinco (5) días hábiles de antelación a su implementación y durante la vigencia de la política. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la Compañía

DATOS DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón Social: ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S.

Dirección: Avenida Suba No. 106 A 28 Oficina 601 Edificio Excalibur

Teléfono: 601 712 3565

Correo electrónico: gerencia@ace.equixs.com

Página Web: https://ace.equixs.com

Todas las consultas, solicitudes, quejas o reclamos en materia de protección de datos personales deberán ser presentadas por medio de los canales aquí señalados

La presente política tiene vigencia desde el día primero (1) de abril de dos mil diecinueve (2019)

ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S.

TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

Transferencia Internacional de Datos:

Con ocasión de las actividades desarrolladas por LA COMPAÑÍA podrá servirse de transferir información para que ésta sea tratada por terceros responsables dentro y fuera del territorio nacional. Esta transferencia de datos personales deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente política de tratamiento y a los estándares de seguridad implementados por LA COMPAÑÍA. Para la transferencia LA COMPAÑÍA solicitará autorización del Titular de la información.

Transmisión Internacional de Datos:

Con ocasión de las actividades desarrolladas por LA COMPAÑÍA, podrá servirse de transmitir información para que ésta sea tratada por terceros encargados dentro y fuera del territorio nacional. El tratamiento de datos deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente política y a los estándares de seguridad implementados por la Empresa. Así mismo, deberá incluirse en la autorización otorgada por el Titular de la información, la debida habilitación para llevar a cabo la transmisión en cuestión.

MARCO LEGAL APLICABLE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el tratamiento de los datos personales se aplicarán los siguientes preceptos normativos, además de los procedimientos establecidos internamente por la Compañía:

• Constitución Política de Colombia
• Ley 1581 de 2012
• Decreto Único 1074 de 2015
• Decretos Reglamentarios
• Jurisprudencia relacionada con la materia y que sea aplicable

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S., acogiendo la normativa relacionada con la protección de datos, aplicará los principios que se relacionan a continuación:

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.

Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley. Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado.

Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, temporal e informada al titular.

Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.

Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y autodeterminado por el titular o por mandato legal o judicial.

Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.

Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.

Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

• Conocer, actualizar, complementar y corregir íntegramente y de forma gratuita sus datos personales que están siendo objeto del tratamiento.
• Solicitar la rectificación, eliminación y/o cancelación de sus datos personales, cuando lo estime conveniente
• Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado acerca de la no obligatoriedad de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles.
• Tener acceso a los Datos Personales que la Compañía haya recolectado y tratado
• Conocer la política de tratamiento de datos y los cambios de fondo que se lleguen a producir en las políticas de tratamiento.
• Los demás que establezca la Ley

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas: a) El Titular de la información, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento; b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad y c) Por el Representante y/o apoderado del Titular de la información, acreditando tal calidad con el respectivo poder

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, la Compañía se obliga a cumplir con los siguientes deberes:

• Solicitar y almacenar copia de la autorización del tratamiento de datos personales otorgada por el titular de la información, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones vigentes relativas a la materia
• Informar oportunamente al titular de la información sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información recopilada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar de manera oportuna y diligente la información sujeta a tratamiento y comunicarla al encargado del tratamiento.
• Adoptar las medidas de seguridad necesarias para salvaguardar la información suministrada por el titular
• Rectificar la información cuando sea necesario y comunicarlo al encargado del Tratamiento si el encargado es una persona distinta al responsable.
• Exigir al encargado del tratamiento que cumpla con las disposiciones y condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular de la información.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según sea el caso, únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en el presente manual y la legislación vigente en materia de protección de datos personales.
• Tramitar las quejas, consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados en el presente manual y en las disposiciones legales vigentes en materia de protección de datos
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos en materia de protección de datos personales, que garantice el cumplimiento de la ley.
• Cumplir con todas las disposiciones, instrucciones y requerimientos establecidos por la Ley y la Superintendencia de Industria y Comercio.

FINALIDAD Y TRATAMIENTO AL QUE SON SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos recopilados por ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S., ya sea a empleados, proveedores, clientes, contratistas u otros, serán tratados con el grado de protección adecuado exigido por la Ley y de esta manera el Responsable del Tratamiento se compromete a tratar los datos con la finalidad exclusiva para la que fueron recolectados.

En relación con los clientes, específicamente, ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S., recopilará datos personales y preferencias respecto de marcas y productos, con las siguientes finalidades:

• Segmentar hábitos y tendencias de consumo y de esta manera ofrecer, a través de mail, SMS, MMS, etc., nuevos servicios y/o promociones de acuerdo con las tendencias.
• Compartir los Datos Personales con los aliados de ACE y en general con los proveedores de servicios o empresas de "outsourcing" que colaboren con ACE en sus operaciones comerciales. Estas compañías generalmente tienen políticas de manejo de Datos Personales similares a las nuestras. Sin embargo, ACE no se hace responsable por el uso indebido de la información personal del usuario que hagan estas compañías o sitios de Internet.
• Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios prestados a través de la Plataforma y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con la Plataforma y los servicios prestados por ACE
• Enviar información o mensajes sobre nuevos productos y/o servicios, mostrar publicidad o promociones, banners, noticias sobre ACE, además de cualquier otra información que creamos conveniente. Si el usuario lo prefiere, puede solicitar que lo excluyan de las listas para el envío de información promocional o publicitaria
• Informar sobre cambios de productos y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de ACE.
• Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.
• Facilitar el uso correcto de la Plataforma.

Para los casos en los que ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S. cuente con la autorización de los titulares para el tratamiento de uso de su imagen (dato personal), la finalidad de dicho tratamiento será la siguiente:

• Difundir la imagen del titular en actividades de marketing, publicidad y promoción de ACE SERVICIOS INTEGRADOS, con el objetivo de fortalecer la imagen corporativa y aumentar el reconocimiento de la marca en el mercado.
• Proporcionar información visual sobre las actividades, eventos y proyectos realizados por la empresa, utilizando las imágenes del titular en informes, presentaciones y otros materiales corporativos destinados a clientes, socios comerciales y otros interesados.
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias relacionadas con la difusión de la imagen del titular, garantizando el adecuado tratamiento de los datos personales en concordancia con la normativa vigente en materia de protección de datos

De igual manera la finalidad del tratamiento de datos es regular todos aquellos procedimientos de recopilación, manejo, validación y verificación de los datos de carácter personal que realiza ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S., con ocasión del desarrollo de su objeto social.

DATOS SENSIBLES

ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S. no solicita ni trata datos personales sensibles

ACE SERVICIOS INTEGRADOS S.A.S., sociedad comercial dedicada a la prestación de servicios especializados en logística, alquiler o renta de vehículos automotores, servicios de auditoría y acompañamiento de transporte de carga, identificada con NIT 900.954.117-1, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y la demás normativa que la modifique, complemente o adicione, acoge los principios y disposiciones contenidos en dicha ley, aplicables a los datos personales registrados en las bases de datos susceptibles de tratamiento, reconociendo la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus empleados, clientes, proveedores, asesores externos y demás personas que tienen algún tipo de relación directa o indirecta con la empresa.

Por lo que en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales adopta el siguiente Manual que contiene sus políticas para el tratamiento de Datos Personales en territorio colombiano y aplicable a empleados, clientes, proveedores, asesores externos y demás personas que tengan relación con la empresa:

DEFINICIONES

Las definiciones que se relacionan a continuación son las señaladas en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario, por lo que se han de interpretar de manera literal:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento (ej. Base de Datos de clientes, entre otras).

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero o legatario).

Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Personales Privados: Aquellos cuyo conocimiento es restringido al público.

Datos Públicos: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas (p.ej. si se es soltero o casado, hombre o mujer) y aquellos contenidos en documentos públicos (p.ej. contenidos en Escrituras Públicas), en registros públicos (p.ej. el registro de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría), en gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Oficial de Protección de Datos: Responsable al interior de LA COMPAÑÍA, encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.  

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Envío de datos, dentro o fuera del territorio nacional, cuyo remitente y, a su vez, destinatario, es un Responsable del Tratamiento de Datos.

Transmisión: Comunicación de Datos, dentro o fuera del territorio colombiano, cuyo remitente es el Responsable y su receptor es el Encargado del Tratamiento de Datos